Office Management – Business Operation, Projekte & Prozessorganisation

Zur Verstärkung unseres Teams im Bereich

Office Management (m/w/d) – Business Operation, Projekte & Prozessorganisation

Standort: München | Teilzeit | hybrid (1 Tag mobil) | Elternzeitvertretung mit Option auf Übernahme | Start Mitte Juni

suchen wir Mitarbeitende, die vorausdenkend, lösungsorientiert und teambewusst arbeiten, mit Freude am Gestalten und Lust auf die Begleitung der Umsetzung.

Warum wir das machen

Wir planen und begleiten Bau- und Umweltprojekte, die im Alltag funktionieren müssen – und langfristig wirken sollen. In Städten und Gemeinden entscheidet gute Ingenieurarbeit darüber, ob Infrastruktur zuverlässig ist, Ressourcen geschont werden und Lösungen auch in Zukunft tragfähig bleiben. Daran arbeiten wir pragmatisch, qualitätsorientiert und mit Blick auf Nachhaltigkeit. Als unabhängiges Ingenieurbüro vereinen wir bei GFM mehrere Disziplinen und denken Projekte über den gesamten Lebenszyklus – von Planung bis Umsetzung. Unser Anspruch: vertrauensvoll beraten – innovativ arbeiten – nachhaltig planen und bauen.

 

Was das für dich heißt

Du übernimmst eine Rolle mit echtem Einfluss: Du sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und interne Prozesse sauber laufen – und dass Dinge am Ende auch wirklich umgesetzt werden. In der Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung lernst du Priorisierung, Abstimmung und Umsetzung in der Praxis kennen. Gleichzeitig verbesserst du Strukturen sichtbar – z. B. im Onboarding, der Fuhrpark-Organisation oder bei internen Standards – und gestaltest sie so, dass sie fürs ganze Team funktionieren. Du arbeitest in einem Umfeld, das Verantwortung und Mitdenken fördert – mit einem Rahmen, der gut zu Teilzeit passt.

 

Woran du bei uns mitwirkst

• Du koordinierst unseren Fuhrpark und optimierst den Nutzungsprozess

• Du konzipierst und organisierst Team-Events – von Idee und Budget bis Umsetzung und Nachbereitung – Messevorbereitung je nach Anlass

• Du gestaltest den Onboarding Prozess für unsere neuen Mitarbeitenden  mit und standardisierst Abläufe (Checklisten, Infos, Ablaufpläne)

• Du pflegst und koordinierst unseren Online-Auftritt und setzt kleinere Kommunikationskampagnen in Abstimmung um

• Du bist erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen und sorgst für strukturierte Weiterleitung und verlässliche Rückmeldungen

• Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung an Prioritäten und setzt operative Themen eigenständig um

• Du organisierst den Einkauf (z. B. Bestellungen, Angebotsübersichten, Abstimmung) und koordinierst den Austausch mit unterschiedlichen Dienstleistern

• Du wirkst in VgV-Verfahren im Ingenieurbau mit: koordinierst den zeitlichen Ablauf und entwickelst gemeinsam mit den Fachbereichen Konzepte und bereitest die Unterlagen für öffentliche Ausschreibungen vor

 

Was dich bei uns erwartet

• Ein Team, das Dich schnell aufnimmt. Mit Buddy-Programm zum Start und klarer Unterstützung im Projekt

• Entwicklung mit Leitplanken und viel Raum Deinen Weg zu gestalten, fachlich sowie persönlich

• Schnelle Entscheidungen und kurze Wege in einem inhabergeführten Unternehmen

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit im Haus: verschiedene Fachrichtungen arbeiten bei uns in wechselnden Projektteams zusammen. Du profitierst von geballtem Know-how und lernst viel quer

• Weiterbildung, die zu Dir passt, praxisnah und passend zu den Themen, die Du wirklich machst
   

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation 

• Idealerweise konntest du bereits Erfahrung in Office/Operations, Projektkoordination, Kundenkontakt, Eventorganisation oder Assistenz sammeln

• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Spaß daran, Themen strukturiert bis zum Abschluss zu begleiten

• Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, professionelles Auftreten

• Eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise

• Sorgfältige Arbeitsweise und ein guter Überblick – auch bei mehreren parallelen Aufgaben

• Sicherer Umgang mit MS365, insbesondere Outlook und Teams

• Grundverständnis für Website-/Content-Pflege (z. B. TYPO3) und sozialen Plattformen 

 

Das bieten wir dir

• Teilzeitanstellung – zunächst befristet mit möglichkeit auf Verlängerung 

• leistungsgerechter Vergütung und 30 Tagen Urlaub

• Gewinnbeteiligung, damit Du am Erfolg unseres Büros teilhast

• Mobiles Arbeiten

• Flexible Zeiteinteilung im Rahmen unserer Gleitzeit

• Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmaßnahmen

• Ein werteorientiertes Unternehmen mit sinnstiftenden Projekten und nachhaltigen Dienstleistungen

• Umweltorientierte Unternehmenskultur, z. B. E-Poolfahrzeuge

• Besonderer Mix aus Dynamik, Kompetenz und interdisziplinärer Teamarbeit

• Teamevents, verschiedene Sportangebote und Firmenevents

• Frisches Obst und freie Getränke im Büro

• Fahrtkostenbeteiligung am Deutschland-Ticket

• Zuschuss zum JobRad-Abo

• Unterstützung bei der Altersvorsorge, damit Du auch langfristig gut aufgestellt bist

Klingt das nach Dir?

Schick uns ein paar Zeilen zu Dir, gern mit Lebenslauf oder Link zu deinem LinkedIn-Profil. Wenn Du magst, auch mit kurzem Hinweis, welche Themen Dich besonders reizen und wo Du bei uns langfristig mitgestalten willst.

Bewerbungsformular

bewerbung(at)gfm.com